Strona główna arrow Zarządzanie zakupami i przetargami
 
Zarządzanie zakupami i przetargami

System Itelix iTender przeznaczony jest do kompleksowego zarządzania procesami zakupowymi w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Głównym zadaniem systemu jest wsparcie Działu Zakupów w zakresie obsługi postępowań przetargowych i ofertowych (RFI), w tym przygotowywania zapytań przetargowych, wysyłki zapytań i komunikacji z dostawcami, zbierania i porównywania ofert oraz kompleksowej obsługi wyboru oferty (w ramach procesów zdefiniowanych wewnątrz firmy).

Oprócz zarządzania postępowaniami przetargowymi, system pozwala również na zbieranie i automatyczne aktualizowanie informacji o poszczególnych dostawcach (wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami) oraz umożliwia ocenę dotychczasowej współpracy oraz jakości oferowanych przez dostawcę produktów bądź usług.

System zarządzania postępowaniami przetargowymi
System zarządzania postępowaniami przetargowymi

Jedną z najistotniejszych cech, odróżniających system Itelix iTender od innych tego typu systemów, jest wykorzystanie do celów komunikacji z dostawcami specjalnych formularzy elektronicznych, które są używane zarówno do definiowania zapytań ofertowych i przetargowych, jak i do przygotowywania ofert przez dostawców. System zapewnia dużą elastyczność w zakresie budowy takich formularzy, dzięki czemu możliwe jest uruchamianie przetargów o dowolnej złożoności kryteriów wyboru, przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości gromadzenia, porównywania i eksportu w formie ustrukturalizowanej wszelkich informacji otrzymywanych od dostawców.

Formularze elektroniczne i podgląd dokumentu
Formularze elektroniczne i podgląd dokumentu
 

Główne zadania realizowane przez system:

  • Gromadzenie i zarządzanie informacjami o dostawcach, jak również wszelkimi dokumentami związanymi z obsługą postępowań zakupowych
    (np. dokumenty firmowe, podpisane kontrakty, umowy o współpracy itp.) wraz ze śledzeniem terminów ważności poszczególnych dokumentów.
  • Inicjowanie nowych postępowań przetargowych. Każdy przetarg może być utworzony od podstaw, przy wykorzystaniu predefiniowanych szablonów 
    lub też na bazie historycznego postępowania.
  • Wsparcie komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami firmy odpowiedzialnymi za przygotowanie postępowania przetargowego.
  • Automatyczna obsługa procesu wyboru dostawców (na bazie predefiniowanych kategorii zakupowych) wraz z możliwością weryfikacji i ręcznej modyfikacji listy dostawców, do których zostanie wysłane zapytanie.
  • Automatyzacja procesów wysyłania zapytań, zbierania ofert i przypominania o zbliżających się terminach, związanych z prowadzonym postępowaniem przetargowym.
  • Obsługa komunikacji z dostawcami: wysyłanie dodatkowych informacji i dokumentów, odpowiadanie na pytania itp.
  • Zarządzanie ofertami przesłanymi przez dostawców za pomocą aplikacji Itelix iTenderManager.
  • Obsługa wewnętrznych procesów firmy, związanych z analizą i wyborem najlepszej oferty. System oferuje możliwość wykorzystania mechanizmu wielostopniowego wyboru oferty (np. sugerowanie jednej lub kilku ofert przez dział zakupów, wybór oferty przez dział inicjujący postępowanie oraz finalne zatwierdzenie bądź wybór innej oferty przez dział zakupów).
  • Wsparcie procesów oceny dostawców i jakości dostarczanych towarów/usług.
  • Dostęp do informacji o historycznych postępowaniach i złożonych ofertach, wraz z możliwością tworzenia różnego rodzaju zestawień i statystyk
    oraz eksportu danych do innych systemów.