Strona główna arrow Systemy zarządzania arrow Zarządzanie dokumentami arrow Itelix iDocument
 
Itelix iDocument

System Itelix iDocument to nowoczesne oprogramowanie, którego podstawowym zadaniem jest przechowywanie oraz współdzielenie z innymi użytkownikami dowolnych dokumentów i plików wraz z możliwością precyzyjnej ich kategoryzacji, ułatwiającej późniejsze wyszukiwanie. Niezależnie od samej kategoryzacji, każdy dokument możemy precyzyjnie opisać przy użyciu dowolnej liczby parametrów (standardowa metryczka dokumentu oraz dowolnie definiowalne pola dodatkowe), a także przypisać do jednego lub wielu kontrahentów, zdefiniowanych wcześniej w module „Kontrahenci”.


Program, poza rozbudowaną kategoryzacją dokumentów, umożliwia także elastyczne definiowanie uprawnień związanych z dostępem do plików, ich edycją czy usuwaniem. Dzięki wielu warstwom uprawnień (na poziomie użytkownika, na poziomie typu dokumentu i na poziomie konkretnego dokumentu), możliwości kształtowania polityki bezpieczeństwa w zakresie dostępu do zbiorów dokumentów i ich modyfikowania, są praktycznie nieograniczone, umożliwiając tym samym dostosowanie ich do realnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.

Baza dokumentów
Baza dokumentów

Program pozwala także na:

  • Gromadzenie danych o kontrahentach (adresy, kontakty, dane identyfikacyjne, branże itp.), z możliwością dołączenia do każdego z nich dowolnej liczby dokumentów elektronicznych lub skanów dokumentów firmowych (jest to funkcja niezależna od przypisywania dokumentu do kontrahenta, realizowanego w module „Dokumenty”, i ma na celu gromadzenie ściśle określonych dokumentów np. danych rejestrowych i automatyczne kontrolowanie ich aktualności przed uruchamianiem nowego postępowania dotyczącego określonego kontrahenta).

  • Definiowanie zadań (ogólnych lub dotyczących określonych dokumentów czy kontrahentów), z możliwością ustawienia automatycznych przypomnień. Zadania mogą być przeznaczone dla użytkownika, który je dodał, lub zadekretowane na innych użytkowników (w tym przypadku użytkownik, który dodał takie zadanie, może kontrolować czy zostało ono wykonane). Istnieje także możliwość określenia czy dane zadanie może zostać przekazane automatycznie zastępcy (w przypadku nieobecności osoby do której jest przypisane) czy też nie. 



W skład systemu Itelix iDocument wchodzi dodatkowo, obok aplikacji głównej, niewielki program pracujący w tle – monitor zadań. Monitor jest aplikacją zupełnie niezależną od aplikacji głównej i może pracować nawet wtedy, gdy ta ostatnia jest wyłączona. Jego rolą jest ciągłe monitorowanie stanu poszczególnych postępowań oraz zadań i wyświetlanie stosownych przypomnień (pojawiających się w dymku u dołu ekranu) w sytuacji, gdy dane postępowanie lub zadanie wymaga aktywności użytkownika. Monitor pozwala także na przeglądanie pełnej listy oczekujących zadań i postępowań, a także na określanie czasu kolejnych przypomnień.

Zadania
Zadania

Program składa się z czterech głównych modułów:

  1. Dokumenty – Kluczowy moduł systemu Itelix iDocument. Pozwala na dodawanie i edycję dowolnych dokumentów oraz ich wyszukiwanie.
  2. Postępowania – Moduł ten służy do zarządzania tzw. postępowaniami, czyli procesami grupowego tworzenia lub weryfikacji określonych dokumentów. Pozwala także na zarządzanie dowolnymi innymi procesami, odbywającymi się w firmie, takimi jak np. obsługa zamówień czy zgłoszeń serwisowych, rozpatrywanie reklamacji, przygotowywanie dokumentacji, projektów itp.
  3. Kontrahenci – Moduł pełniący funkcję pomocniczą w stosunku do bazy dokumentów. Pozwala na dodawanie i edycję informacji o kontrahentach współpracujących z firmą (zarówno odbiorców jak i dostawców) oraz ich wyszukiwanie.
  4. Zadania – Moduł ten pozwala na dodawanie, edycję i wyszukiwanie zadań, które mogą być powiązane z określonymi dokumentami lub kontrahentami. 



Dokumenty wprowadzane do systemu mogą zostać dodane bezpośrednio lub w trybie postępowania. Tryb postępowania umożliwia zapoznanie się z danym dokumentem (i ewentualnie dodanie uwag czy zmodyfikowanie go) kilku określonym osobom, w ustalonej wcześniej kolejności (zdefiniowanej w szablonie postępowania). Stosowanie mechanizmu postępowań w pracy nad przygotowywaniem złożonych dokumentów (np. umów z kontrahentami), wymagających współpracy wielu osób przy ich tworzeniu lub opiniowaniu, przy jednoczesnym wykorzystaniu predefiniowanych szablonów dokumentów, stwarza możliwość ustandaryzowania i usprawnienia procesów z tym związanych. Po przejściu całego postępowania (czyli po akceptacji wszystkich wcześniejszych etapów przez osoby biorące udział w postępowaniu), ostatnia osoba zdefiniowana w szablonie zamyka postępowanie, ewentualnie wprowadzając jeszcze dodatkowe pliki np. skan umowy z podpisami lub uzupełniając informacje w metryczce dokumentu (np. datę umowy).


Baza postępowań
Baza postępowań
Przykładowy schemat postępowania:

  1. Wprowadzenie informacji początkowej (uzasadnienia).
  2. Wybór kontrahenta.
  3. Wypełnienie wszystkich niezbędnych pól metryczki dokumentu.
  4. Wybór głównego pliku dokumentu z szablonu lub z dysku.
  5. Dołączenie dodatkowych plików (opcjonalnie).
  6. Wybór lub zmiana domyślnego schematu postępowania, czyli listy użytkowników biorących udział w postępowaniu (o ile wcześniej wybraliśmy plik z szablonu dokumentu, zawierającego przypisany szablon postępowania, lista uczestników jest już wypełniona i punkt ten możemy pominąć).
  7. Zainicjowanie postępowania (w tym momencie u osoby znajdującej się na pierwszej pozycji w „kolejce” schematu postępowania pojawi się informacja, że powinna się tym dokumentem zająć).
  8. Użytkownik w tym momencie może otworzyć dokument, zapoznać się z całą jego zawartością (w tym z komentarzami i przypisami),
    a następnie:
      - zmodyfikować treść dokumentu
      - dopisać swoje uwagi
      - zaakceptować etap i przekazać do kolejnej osoby
      - cofnąć postępowanie do wcześniejszego etapu (brak akceptacji)
      - poprosić o opinię dowolną osobę
      - przekazać postępowanie do dowolnej osoby
  9. Osoba inicjująca oraz wszystkie inne osoby zapisane w schemacie postępowania widzą całą ścieżkę operacji realizowanych na danym dokumencie oraz mogą śledzić uwagi, zmiany statusu, zmiany w treści oraz to, u kogo w danej chwili dokument się znajduje.
  10. Jeśli dany użytkownik (np. sekretarka) jest ostatnią osobą w szablonie postępowania, może postępowanie zamknąć, ewentualnie wcześniej dołączając skan ostatecznej wersji dokumentu wraz z podpisami (dzięki temu ostatecznie dokument w bazie znajdzie się w dwóch postaciach: w formie skanu oraz
    w formie dokumentu źródłowego Microsoft Word z możliwością prześledzenia wszystkich zmian, zarówno w formie uwag, jak też bezpośrednich modyfikacji w tekście dokumentu). W tym momencie dokument znika z bazy postępowań, a pojawia się w bazie dokumentów.



Kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia systemu:

  • Uporządkowanie procesów związanych z przygotowywaniem i zatwierdzaniem dokumentów (na odpowiednich etapach ich tworzenia) przez poszczególnych pracowników.
  • Możliwość wykorzystania systemu nie tylko dla celów przygotowywania dokumentów, ale także do pełnej obsługi wielu innych procesów zachodzących w firmie (np. obsługa zamówień czy zgłoszeń serwisowych, rozpatrywanie reklamacji, przygotowywanie dokumentacji, projektów itp.).
  • Ujednolicenie i ustandaryzowanie wyglądu dokumentów dzięki zastosowaniu szablonów w formacie Microsoft Word.
  • Rozbudowane funkcje wyszukiwania dokumentów. Łatwość odszukania dokumentów (np. umów), które wygasły lub wkrótce stracą ważność.
  • Uproszczenie i przyspieszenie pracy poszczególnych działów biorących udział w przygotowywaniu dokumentu.
  • Automatyczne powiadamianie odpowiednich pracowników o konieczności zajęcia się określonym dokumentem lub wykonania zadania.
  • Przechowywanie dokumentów w jednym, centralnym repozytorium, dzięki czemu każda uprawniona osoba będzie miała do nich natychmiastowy wgląd.
  • Możliwość łatwego śledzenia postępowań i kontrolowania na jakim etapie znajduje się przygotowywanie danego dokumentu lub realizacja dowolnego innego procesu.
  • Automatyczne przypominanie o zbliżających się istotnych terminach np. wygaśnięcia umów i konieczności podpisania aneksów lub o konieczności wykonania zadań przypisanych do konkretnych dokumentów czy kontrahentów.
  • Kontrolowanie przez system poprawności wykonywania wielu operacji np. poprawnego wypełnienia wymaganych pól opisujących dokument, konieczności zaktualizowania dokumentów rejestrowych kontrahenta przed uruchomieniem postępowania itp.


Dodatkowe cechy systemu:

  • Możliwość definiowania szablonów dokumentów w formacie Microsoft Word
  • Automatyczne wypełnianie szablonów zapisanych w formacie Microsoft Word danymi
  • Integracja programu z Microsoft Office
  • Możliwość definiowania dodatkowych pól (metainformacji) opisujących poszczególne typy dokumentów
  • Śledzenie wprowadzanych zmian w dokumentach
  • Możliwość tworzenia aneksów do dokumentów głównych
  • Możliwość łączenia dokumentów w grupy
  • Automatyczna numeracja dokumentów wraz z możliwością zdefiniowania odrębnych ciągów numeracji dla każdego typu dokumentu
  • Możliwość wyboru różnych schematów postępowania dla danego dokumentu (system będzie sugerował określony schemat dla danego typu dokumentu)
  • Powiadamianie inicjatora lub dowolnie wybranej osoby o zakończonym postępowaniu
  • Rozbudowane funkcje wyszukiwania kontrahentów, postępowań, dokumentów i zadań
  • Możliwość eksportu bazy dokumentów, postępowań, kontrahentów i zadań do formatu Microsoft Excel
  • Możliwość definiowania zastępstw podczas nieobecności określonych użytkowników
  • Wysoki poziom bezpieczeństwa, dzięki szyfrowaniu najnowszymi algorytmami kryptograficznymi wszystkich dokumentów przechowywanych w systemie
  • Możliwość tworzenia szeregu raportów i wydruków
  • Duże możliwości konfiguracji programu
  • Wygodny i przejrzysty interfejs programu

Przykładowe okna dialogowe
Przykładowe okna dialogowe

Wymagania systemowe:

  • Dla serwera głównego: baza danych MS SQL Server 2005 lub nowsza, system MS Windows 2000, 2003 Server, 2008 Server, XP Professional lub Vista
  • Dla terminali: system operacyjny MS Windows 2000, XP lub Vista oraz pakiet Microsoft Office

System wykorzystuje do pracy serwer baz danych Microsoft SQL Server 2005 lub nowszy, co zapewnia mu dużą wydajność, szybkość i skalowalność,
a ponadto nie wymaga ponoszenia wysokich nakładów na infrastrukturę. Serwer bazy danych występuje w różnych wersjach, a wersja najprostsza, wystarczająca do podstawowych zastosowań, jest darmowa.  


W ramach zakupionej licencji oferujemy pomoc techniczną, a także bezpłatne poprawki istotnych błędów systemu. Dzięki temu dajemy Państwu pewność,
że zakupiony system zawsze pozostanie sprawny i aktualny, a wszelkie problemy i wątpliwości zostaną skutecznie wyjaśnione. Nasz dział pomocy technicznej pozostaje zawsze do Państwa dyspozycji.


Naszymi atutami są:

  • możliwość dostosowania programu do Państwa potrzeb
  • pomoc techniczna obejmująca także wsparcie w zakresie obsługi programu
  • sprawna obsługa serwisowa
  • zapewnienie ciągłego rozwoju produktu oraz dostępu do najnowszych wersji i aktualizacji



Ceny oprogramowania Itelix iDocument (netto):

  • Pierwsza licencja (pierwsze stanowisko w ramach danej lokalizacji) – 1500 zł
  • Kolejna licencja (w ramach danej lokalizacji) – 750 zł
  • Zdalne wdrożenie oprogramowania, konfiguracja i przygotowanie do pracy – bezpłatnie
  • Wdrożenie oprogramowania, konfiguracja i przygotowanie do pracy na miejscu u klienta (opcja) – od 400 zł 
  • Szkolenie personelu wraz z konsultacjami (opcja) – 300 zł (opłata stała) + 200 zł / osobę
  • Dostosowanie systemu do indywidualnych wymagań – do uzgodnienia
  • Hosting bazy danych programu – od 200 zł / miesiąc lub od 2000 zł / rok
  • Pakiet pomocy technicznej dla 1 stanowiska (w pierwszym roku bezpłatnie) – 200 zł / 10 punktów (ważne przez 1 rok)


W przypadku większych wdrożeń oferujemy wycenę indywidualną.
Dla zamówień od 3000 zł + VAT proponujemy korzystny leasing w procedurze uproszczonej (bez zaświadczeń i zbędnych formalności).



W celu otrzymania szczegółowych informacji na temat systemu Itelix iDocument, prosimy skontaktować się z Działem Handlowym (tel. 22 691 95 55).
Zapraszamy także do bezpośredniego kontaktowania się z naszymi przedstawicielami (tel. 504 166 801 lub 696 555 727) lub przesłania zapytania
na adres e-mail: Ten adres email jest ukrywany przed spamerami, włącz obsługę JavaScript w przeglądarce, by go zobaczyć