Strona główna arrow Systemy zarządzania arrow Zarządzanie przetargami arrow Itelix iTender
 
Itelix iTender

System Itelix iTender przeznaczony jest do kompleksowego zarządzania procesami zakupowymi w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Głównym zadaniem systemu jest wsparcie Działu Zakupów w zakresie obsługi postępowań przetargowych i ofertowych (RFI), w tym przygotowywania zapytań przetargowych, wysyłki zapytań i komunikacji z dostawcami, zbierania i porównywania ofert oraz kompleksowej obsługi wyboru oferty (w ramach procesów zdefiniowanych wewnątrz firmy).

Oprócz zarządzania postępowaniami przetargowymi, system pozwala również na zbieranie i automatyczne aktualizowanie informacji o poszczególnych dostawcach (wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami) oraz umożliwia ocenę dotychczasowej współpracy oraz jakości oferowanych przez dostawcę produktów bądź usług.

System zarządzania postępowaniami przetargowymi
System zarządzania postępowaniami przetargowymi

Jedną z najistotniejszych cech, odróżniających system Itelix iTender od innych tego typu systemów, jest wykorzystanie do celów komunikacji z dostawcami specjalnych formularzy elektronicznych, które są używane zarówno do definiowania zapytań ofertowych i przetargowych, jak i do przygotowywania ofert przez dostawców. System zapewnia dużą elastyczność w zakresie budowy takich formularzy, dzięki czemu możliwe jest uruchamianie przetargów o dowolnej złożoności kryteriów wyboru, przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości gromadzenia, porównywania i eksportu w formie ustrukturalizowanej wszelkich informacji otrzymywanych od dostawców.

Formularze elektroniczne i podgląd dokumentu
Formularze elektroniczne i podgląd dokumentu
 

Główne zadania realizowane przez system:

  • Gromadzenie i zarządzanie informacjami o dostawcach, jak również wszelkimi dokumentami związanymi z obsługą postępowań zakupowych
    (np. dokumenty firmowe, podpisane kontrakty, umowy o współpracy itp.) wraz ze śledzeniem terminów ważności poszczególnych dokumentów.
  • Inicjowanie nowych postępowań przetargowych. Każdy przetarg może być utworzony od podstaw, przy wykorzystaniu predefiniowanych szablonów 
    lub też na bazie historycznego postępowania.
  • Wsparcie komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami firmy odpowiedzialnymi za przygotowanie postępowania przetargowego.
  • Automatyczna obsługa procesu wyboru dostawców (na bazie predefiniowanych kategorii zakupowych) wraz z możliwością weryfikacji i ręcznej modyfikacji listy dostawców, do których zostanie wysłane zapytanie.
  • Automatyzacja procesów wysyłania zapytań, zbierania ofert i przypominania o zbliżających się terminach, związanych z prowadzonym postępowaniem przetargowym.
  • Obsługa komunikacji z dostawcami: wysyłanie dodatkowych informacji i dokumentów, odpowiadanie na pytania itp.
  • Zarządzanie ofertami przesłanymi przez dostawców za pomocą aplikacji Itelix iTenderManager.
  • Obsługa wewnętrznych procesów firmy, związanych z analizą i wyborem najlepszej oferty. System oferuje możliwość wykorzystania mechanizmu wielostopniowego wyboru oferty (np. sugerowanie jednej lub kilku ofert przez dział zakupów, wybór oferty przez dział inicjujący postępowanie oraz finalne zatwierdzenie bądź wybór innej oferty przez dział zakupów).
  • Wsparcie procesów oceny dostawców i jakości dostarczanych towarów/usług.
  • Dostęp do informacji o historycznych postępowaniach i złożonych ofertach, wraz z możliwością tworzenia różnego rodzaju zestawień i statystyk
    oraz eksportu danych do innych systemów.



Elementy systemu

W skład systemu Itelix iTender wchodzą następujące elementy:

  • Aplikacja główna, wykorzystywana przez pracowników firmy do zarządzania postępowaniami zakupowymi.
  • Monitor systemu, którego zadaniem jest zapewnienie komunikacji pomiędzy firmą a dostawcami (w tym wysyłanie i przetwarzanie otrzymywanych wiadomości e-mail). Wszystkie otrzymane wiadomości (wraz z załącznikami) są przetwarzane przez monitor i umieszczane w odpowiedni sposób w bazie danych. Aplikacja ta zrealizowana jest w formie usługi systemu Windows pracującej na serwerze.
  • Aplikacja Itelix iTenderManager, wykorzystywana przez dostawców do przeglądania zapytań ofertowych oraz do przygotowywania i przesyłania ofert, zapewniająca pełne bezpieczeństwo przesyłanych informacji.


Architektura systemu
Architektura systemu


Aplikacja główna systemu Itelix iTender składa się z następujących modułów:

  • Informacje – centralny panel systemu, pozwalający na śledzenie statusów poszczególnych postępowań oraz czytanie wiadomości wymienianych pomiędzy użytkownikami systemu i pytań otrzymywanych od dostawców
    Komunikacja pomiędzy uczestnikami postępowań
    Komunikacja pomiędzy uczestnikami postępowań odbywa się za pomocą poczty e-mail lub wiadomości wewnętrznych

  • Dostawcy – kartoteka dostawców z podziałem na dostawców akredytowanych (posiadających podpisane umowy) i rezerwowych
    Itelix iTender - Informacje o dostawcach
    Informacje o dostawcach

  • Postępowania – główny moduł aplikacji, pozwalający na zarządzanie postępowaniami przetargowymi
    Rozbudowany moduł zarządzania postępowaniami przetargowymi
    Rozbudowany moduł zarządzania postępowaniami przetargowymi

  • Katalog produktów - moduł pozwalający na gromadzenie informacji o często zamawianych produktach i usługach, dający możliwość usprawnienia procesu składania zamówień na produkty, dla których nie ma potrzebny organizowania pełnego procesu przetargowego
    Itelix iTender - Elektroniczny Katalog Produktów
    Elektroniczny Katalog Produktów

  • Raporty – moduł pozwalający na tworzenie i drukowanie różnorodnych raportów i zestawień (dotyczących prowadzonych postępowań, dostawców itp.)

Kompleksowy system raportowania
Kompleksowy system raportowania
 

Elektroniczny katalog produktów

Elektroniczny katalog produktów pozwala gromadzić informacje o tych produktach i usługach, które dostarczane lub świadczone są w sposób powtarzalny,
a umowa podpisana z dostawcą ma charakter długoterminowy. Pozwala to na przyspieszenie procesu realizacji zamówień.

Zamówienie na produkt lub usługę może być utworzone na podstawie zapotrzebowania zgłoszonego przez użytkowników systemu. Zamówienie zawiera pełne informacje o produkcie (uzyskane z katalogu), określony termin i miejsce dostawy oraz cenę. Dostawca, po otrzymaniu takiego zamówienia, potwierdza je drogą elektroniczną i rozpoczyna realizację.

Elektroniczny katalog produktów umożliwia dostęp do kompleksowych informacji o produktach, zawierających zdjęcia, dane opisowe, dane techniczne oraz wszelkie istotne pliki i dokumenty. Oprócz standardowych pól opisujących każdy z produktów, istnieje możliwość dodania dowolnych pól dodatkowych,
w zależności od potrzeb danej firmy. Uprawnieni użytkownicy mają ponadto wgląd do umów, które zostały podpisane z dostawcami poszczególnych produktów
z katalogu. Warto w tym miejscu wspomnieć o tym, iż system może w sposób automatyczny kontrolować terminy obowiązywania takich umów i przypominać
o konieczności ich przedłużenia.

Godny uwagi jest również sposób kalkulacji ceny zamówienia. Proces ten może przebiegać w sposób całkowicie automatyczny, dzięki możliwości zdefiniowania odpowiednich reguł wyliczania ceny, bazujących na warunkach określonych w umowach z dostawcami.

Elektroniczny katalog produktów w istotny sposób usprawnia proces zamawiania produktów, dla których nie jest wymagane organizowanie pełnowymiarowego procesu przetargowego (jakkolwiek uruchomienie postępowania przetargowego jest możliwe również dla produktów z katalogu).


Komunikacja  

System Itelix iTender w sposób kompleksowy obsługuje komunikację z zewnętrznymi podmiotami (dostawcami). Dzięki wykorzystaniu wiadomości e-mail, jako protokołu komunikacyjnego, system jest odporny na włamania, a poprzez zastosowanie rozbudowanych mechanizmów kryptograficznych oraz indywidualnych haseł przydzielanych dostawcom, gwarantuje pełną poufność przesyłanych informacji.

Komunikacja z dostawcami realizowana jest przy wykorzystaniu specjalnych wiadomości e-mail
Komunikacja z dostawcami realizowana jest przy wykorzystaniu specjalnych wiadomości e-mail



Proces obsługi postępowań przetargowych

Procesy zdefiniowane w przedsiębiorstwie, związane z prowadzeniem postępowań zakupowych, mogą być w elastyczny sposób zamapowane w systemie Itelix iTender. Przykładowe odwzorowanie procesów zakupowych zostało przedstawione poniżej.


Możliwość konfiguracji procesu obsługi postępowań
Możliwość konfiguracji procesu obsługi postępowań


Dodatkowe cechy systemu:

  • Wygodny i przejrzysty interfejs użytkownika
  • Innowacyjny i bardzo bezpieczny sposób komunikacji pomiędzy firmą a dostawcami (umożliwia automatyczne zbieranie ofert od dostawców bez konieczności udostępniania im bezpośredniego dostępu do serwera firmowego, na którym przetwarzane są informacje o prowadzonych postępowaniach)
  • Duże możliwości dostosowania systemu do specyficznych potrzeb Klientów
  • Nieograniczone możliwości porównywania ofert (zarówno aktualnych, jak i archiwalnych) otrzymywanych od dostawców, dzięki zastosowaniu
    elektronicznych formularzy
  • Usprawnienie i przyspieszenie procesu przygotowywania nowych postępowań zakupowych
  • Wysoki poziom bezpieczeństwa systemu: szyfrowany kanał komunikacji z dostawcami, wiele poziomów autoryzacji dostępu do danych, przechowywanie informacji o autorach i datach modyfikacji wszelkich informacji w systemie, dwupoziomowa autoryzacja usuwania danych itp.
  • Możliwość importu i eksportu większości danych gromadzonych w systemie
  • Możliwość integracji z innymi systemami


Główne korzyści wynikające z wdrożenia systemu Itelix iTender:

  • Uproszczenie, usprawnienie i ustandaryzowanie procesów zakupowych wewnątrz firmy
  • Możliwość gromadzenia i przechowywania informacji o wszystkich historycznych postępowaniach, jak również o dostawcach,
    z którymi firma współpracuje bądź współpracowała
  • Uproszczenie i usprawnienie komunikacji z dużą liczbą dostawców w ramach prowadzonych postępowań
  • Wykorzystanie kwestionariuszy oceny dostawców i jakości oferowanych przez nich produktów/usług oraz rozbudowanych statystyk i raportów pozwala na podniesienie jakości współpracy z dostawcami (jest to szczególnie istotne w przypadku wdrożonych w firmie systemów zarządzania jakością ISO/CMMI)
  • Usprawnienie pracy działu zakupów, dzięki zautomatyzowaniu procesów oraz możliwości przypominania o istotnych krokach w ramach poszczególnych postępowań zakupowych
  • Wsparcie procesu zbierania danych o nowych dostawcach (aktualizacja danych o dostawcach może być realizowana automatycznie
    poprzez wysłanie specjalnych formularzy wraz z prośbą o uzupełnienie danych)
  • Znaczące skrócenie czasu niezbędnego do przeprowadzenia przetargu
  • Zmniejszenie kosztów związanych z prowadzeniem przetargów
  • Ograniczenie wykorzystania papierowych dokumentów
  • Wysoka transparentność prowadzonych postępowań przetargowych


Wymagania systemowe:

  • Dla serwera głównego: baza danych MS SQL Server 2005 lub nowsza, system MS Windows 2000, 2003 Server, 2008 Server, XP Professional lub Vista
  • Dla terminali: system operacyjny MS Windows 2000, XP lub Vista oraz klient poczty elektronicznej


W ramach zakupionej licencji oferujemy pomoc techniczną, a także bezpłatne poprawki istotnych błędów systemu. Dzięki temu dajemy Państwu pewność,
że zakupiony system zawsze pozostanie sprawny i aktualny, a wszelkie problemy i wątpliwości zostaną skutecznie wyjaśnione. Nasz dział pomocy technicznej pozostaje zawsze do Państwa dyspozycji.



W celu otrzymania szczegółowych informacji na temat systemu Itelix iTender, prosimy skontaktować się z Działem Handlowym (tel. 22 691 95 55).
Zapraszamy także do bezpośredniego kontaktowania się z naszymi przedstawicielami (tel. 504 166 801 lub 601 304 216) lub przesłania zapytania
na adres e-mail: Ten adres email jest ukrywany przed spamerami, włącz obsługę JavaScript w przeglądarce, by go zobaczyć