Strona główna arrow Systemy zarządzania arrow Zarządzanie dokumentami arrow Itelix iDocument TQM
 
Itelix iDocument TQM

Norma opisująca System Zarządzania Jakością (w szczególności ISO z serii 9000) wymaga m.in. utworzenia księgi jakości, prowadzenia kart niezgodności oraz opisania procedur działalności firmy. Wszystkie te dokumenty powinny być przygotowane, nadzorowane i udostępniane pracownikom przedsiębiorstwa.


Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością ma za zadanie:

  • zapewnić, że system jest zgodny z normą,
  • umożliwić monitorowanie, auditowanie oraz kontrolę,
  • zapewnić jednolite standardy funkcjonowania w ramach organizacji,
  • pozwolić na prowadzenie skutecznych szkoleń.


Norma nie narzuca sposobu przygotowania dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) i w związku z tym dokumentacja ta może być oczywiście przygotowywana w postaci papierowej, jednakże w dobie komputeryzacji i powszechnego wykorzystania e-dokumentów, prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej przyspiesza zarówno sam proces wdrożenia, jak i późniejszego nadzorowania Systemu Zarządzania Jakością.

Zadania związane z przygotowaniem dokumentów
Zadania związane z przygotowaniem dokumentów


Funkcjonalność systemu

Itelix iDocument TQM (Total Quality Management) to dedykowane rozwiązanie, przygotowane na bazie systemu zarządzania dokumentami iDocument.
Jego podstawowym zadaniem jest wsparcie tworzenia, nadzoru nad dystrybucją i wprowadzania modyfikacji wszystkich elementów dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, w tym: polityki jakości, księgi jakości, procedur, instrukcji, zapisów, formularzy itp.


Oferowane przez naszą firmę rozwiązanie 
zapewnia:

  • przechowywanie informacji – system zapewnia funkcjonalność związaną z rejestrowaniem i archiwizowaniem zarówno dokumentów związanych z SZJ, jak też dołączanych do dokumentów załączników, zapisanych w dowolnych formatach,
  • dostępność informacji – system zapewnia prosty i szybki dostęp do gromadzonych informacji (z każdego komputera w przedsiębiorstwie), z możliwością przeszukiwania i filtrowania danych,
  • identyfikowanie dokumentów – każdy dokument w systemie jest jednoznacznie opisany poprzez szczegółową metryczkę dokumentu, zawierającą między innymi takie informacje jak: tytuł, opis, sygnaturę, datę utworzenia, modyfikacji i zatwierdzenia dokumentu, numer wersji itp.,
  • czytelność dokumentów – dzięki zastosowaniu ujednoliconej formy dokumentów oraz wykorzystaniu szablonów, zachowana zostaje jednolita forma graficzna i struktura tworzonych dokumentów (co jest szczególnie przydatne w przypadku tworzenia zapisów SZJ); ponadto, dzięki wykorzystaniu wieloetapowego procesu tworzenia i zatwierdzania dokumentów, możliwe jest zapewnienie wysokiej jakości merytorycznej przygotowywanych dokumentów,
  • zatwierdzanie  dokumentów – zanim dokument zostanie udostępniony do użytku jest akceptowany i zatwierdzany przez wyznaczoną do tego osobę lub grupę osób,
  • aktualność informacji – system zapewnia zarządzanie statusami i widocznością poszczególnych dokumentów (np. wycofywanie dokumentów nieaktualnych); zastosowanie systemu komputerowego, w którym przechowywane są wszystkie dokumenty eliminuje dodatkowo konieczność stosowania rozdzielnika dokumentów i śledzenia aktualności wszystkich papierowych kopii dokumentacji, funkcjonujących w przedsiębiorstwie; poprzez zastosowanie ścieżek edycji i zatwierdzania dokumentacji (postępowania), uproszczona jest również aktualizacja dokumentacji w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w SZJ,
  • bezpieczeństwo dokumentów – dzięki zdefiniowaniu różnych poziomów uprawnień i dostępu do poszczególnych dokumentów, mogą one być widoczne dla wszystkich pracowników lub jedynie dla osób uczestniczących w konkretnych procesach; osobne uprawnienia i reguły mogą być stosowane w przypadku edycji, przeglądu bądź zatwierdzania dokumentów.


Procedury

Procedura jest opisem ustalonego przebiegu procesu, który wskazuje osoby za niego odpowiedzialne (właściciela i wykonawców), określa ich uprawnienia
i zakres odpowiedzialności.
System, oprócz opisania procedur i procesów w ramach Księgi Jakości, pozwala również na przygotowanie odpowiednich szablonów dokumentów, które są zdefiniowane w ramach procedur. Dzięki przygotowaniu szablonów oraz zastosowaniu „postępowań” (podejścia procesowego do przygotowania i nadzoru dokumentacji) nakład pracy związany z przygotowaniem odpowiednich dokumentów, wymaganych przez System Zarządzania Jakością, jest minimalny.


Itelix iDocument TQM oferuje elektroniczny obieg informacji, który usprawnia obsługę procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, dzięki szybkiemu przekazaniu właściwych dokumentów do osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy. Dodatkową zaletą systemu, dzięki możliwości wykorzystania „postępowań”, jest możliwość zdefiniowania ścieżki przepływu poszczególnych dokumentów, wraz ze szczegółową ewidencją zmian wprowadzanych na poszczególnych etapach edycji dokumentu.


Zapisy

Zapisy to szczególne rodzaje dokumentów w Systemie Zarządzania Jakością. Przedstawiają one dowody na skuteczność działania systemu zarządzania jakością i jego zgodność z wymaganiami normy. Zapis potwierdza wykonanie danego działania i przedstawia jego wyniki.


Oferowany system wspiera Organizację w zakresie spełnienia wymagań stawianych przez Normę, zapewniając:

  • łatwe identyfikowanie poszczególnych zapisów,
  • czytelną strukturę i zawartość poszczególnych zapisów, poprzez zastosowanie odpowiednich formularzy oraz scenariuszy postępowań,
  • archiwizację wszelkich danych,
  • proste i efektywne wyszukiwanie,
  • drukowanie szeregu raportów i zestawień,
  • udostępnianie zapisów przy wykorzystaniu wielu poziomów dostępu do informacji.

Repozytorium dokumentów
Repozytorium dokumentów

Dbając o wygodę użytkowania, system pozwala na wprowadzanie zapisów nie tylko w postaci dokumentów tekstowych, ale również w dowolnej innej formie (np. formularze arkuszy kalkulacyjnych, zdjęcia, rysunki, raporty, pliki z programów zewnętrznych itp.).


Inne zastosowania

System Itelix iDocument TQM pozwala również zarządzać:

  • auditami wewnętrznymi,
  • działaniami korygującymi i zapobiegawczymi,
  • przeglądami kierownictwa,
  • sprawami handlowymi (w tym procesem przygotowania ofert i umów),
  • kontaktami z klientami i dostawcami,
  • reklamacjami i zgłoszeniami serwisowymi,
  • dokumentacją pracowników,
  • szkoleniami.


Podsumowanie

Oferowane rozwiązanie zwiększa efektywność działania oraz upraszcza procedury związane z obsługą dokumentacji i samym działaniem Systemu Zarządzania Jakością. Niewątpliwą zaletą systemu jest łatwy, hierarchiczny dostęp do wszystkich informacji i dokumentów podczas obsługi SZJ
w przedsiębiorstwie.



Wymagania systemowe:

  • Dla serwera głównego: baza danych MS SQL Server 2005 lub nowsza, system MS Windows 2000, 2003 Server, 2008 Server, XP Professional lub Vista
  • Dla terminali: system operacyjny MS Windows 2000, XP lub Vista oraz pakiet Microsoft Office

System wykorzystuje do pracy serwer baz danych Microsoft SQL Server 2005 lub nowszy, co zapewnia mu dużą wydajność, szybkość i skalowalność,
a ponadto nie wymaga ponoszenia wysokich nakładów na infrastrukturę. Serwer bazy danych występuje w różnych wersjach, a wersja najprostsza, wystarczająca do podstawowych zastosowań, jest darmowa.  


W ramach zakupionej licencji oferujemy pomoc techniczną, a także bezpłatne poprawki istotnych błędów systemu. Dzięki temu dajemy Państwu pewność,
że zakupiony system zawsze pozostanie sprawny i aktualny, a wszelkie problemy i wątpliwości zostaną skutecznie wyjaśnione. Nasz dział pomocy technicznej pozostaje zawsze do Państwa dyspozycji.


Naszymi atutami są:

  • możliwość dostosowania programu do Państwa potrzeb
  • pomoc techniczna obejmująca także wsparcie w zakresie obsługi programu
  • sprawna obsługa serwisowa
  • zapewnienie ciągłego rozwoju produktu oraz dostępu do najnowszych wersji i aktualizacji



Ceny oprogramowania Itelix iDocument TQM (netto):

  • Pierwsza licencja (pierwsze stanowisko w ramach danej lokalizacji) – 1800 zł
  • Kolejna licencja (w ramach danej lokalizacji) – 750 zł
  • Wdrożenie oprogramowania, konfiguracja i przygotowanie do pracy (opcja) – do uzgodnienia
  • Szkolenie personelu oraz konsultacje dotyczące SZJ (opcja) – do uzgodnienia
  • Dostosowanie systemu do indywidualnych wymagań – do uzgodnienia
  • Hosting bazy danych programu – od 200 zł / miesiąc lub od 2000 zł / rok
  • Pakiet pomocy technicznej dla 1 stanowiska (w pierwszym roku bezpłatnie) – 200 zł / 10 punktów (ważne przez 1 rok)


W przypadku większych wdrożeń oferujemy wycenę indywidualną.
Dla zamówień od 3000 zł + VAT proponujemy korzystny leasing w procedurze uproszczonej (bez zaświadczeń i zbędnych formalności).



W celu otrzymania szczegółowych informacji na temat systemu Itelix iDocument, prosimy skontaktować się z Działem Handlowym (tel. 22 691 95 55).
Zapraszamy także do bezpośredniego kontaktowania się z naszymi przedstawicielami (tel. 504 166 801 lub 696 555 727) lub przesłania zapytania
na adres e-mail: Ten adres email jest ukrywany przed spamerami, włącz obsługę JavaScript w przeglądarce, by go zobaczyć